Un sistema di gestione documentale per il settore informatico serve prima di tutto a mettere fine alla caccia al file giusto tra email, chat, ticket e cartelle condivise. Ma, davanti alle tante soluzioni disponibili sul mercato, scegliere quella giusta non è sempre immediato.

Nel lavoro IT i documenti non sono un accessorio. Sono procedure, policy, specifiche tecniche, verbali, contratti, report e allegati che devono essere disponibili nel momento esatto in cui servono. Quando la documentazione circola male, a pagarne il prezzo sono la produttività del team e, spesso, anche la qualità del servizio al cliente.

La scena è comune. Un file viene aggiornato, qualcun altro continua a usare una versione precedente e nel giro di poco nasce confusione. A questo si aggiunge il tema della sicurezza, perché nelle aziende tech transitano documenti sensibili e non sempre è chiaro chi vi abbia accesso e dove vengano conservati.

Un buon sistema di gestione documentale mette ordine senza rallentare il lavoro e senza trasformare tutto in burocrazia. Aiuta a trovare subito ciò che serve, a lavorare in modo più fluido e a gestire permessi e ruoli con maggiore controllo.

In questa guida vediamo perché conviene adottarlo e analizziamo cinque soluzioni affidabili, già utilizzate anche nel contesto italiano.

Perché un sistema di gestione documentale è importante nel settore informatico

Nel settore informatico il problema non è archiviare i documenti, ma renderli affidabili mentre progetti, persone e priorità cambiano di continuo.
La documentazione tecnica, operativa e organizzativa evolve insieme al codice e ai processi. Se non è governata, diventa rapidamente una fonte di confusione.

Quando un DMS è progettato bene, smette di essere un semplice archivio e diventa un’infrastruttura di lavoro, al pari di un buon sistema di ticketing o di monitoraggio. Ecco perché organizzare correttamente i documenti è cruciale.

Meno caos operativo

L’IT vive di iterazioni, rilasci, patch e modifiche ai requisiti. La documentazione segue lo stesso ritmo e, senza regole minime, perdere il controllo è questione di giorni.

Un sistema di gestione documentale per il settore informatico strutturato permette al team di trovare sempre l’ultima versione, capire chi ha modificato cosa e quando, e ridurre discussioni inutili ed errori operativi.

Questo è particolarmente evidente nei processi di revisione interna. Quando il flusso è chiaro, un documento passa da bozza a versione valida senza restare bloccato in una cartella “da sistemare”.

La stessa logica vale per policy di sicurezza, runbook operativi, documentazione di onboarding tecnico e checklist di intervento.

Accessi più sicuri e ruoli più chiari

Nel settore IT non tutti devono vedere tutto. Esistono documenti legati a HR, aspetti legali, finanza, clienti, audit o gestione degli incidenti che richiedono controlli precisi.

Un DMS evoluto consente di definire con chiarezza chi può consultare e chi può modificare, senza affidarsi alla memoria o alle consuetudini del team.

La differenza emerge soprattutto quando entra una nuova persona o quando cambiano i ruoli. Il controllo resta nel sistema, non nelle abitudini individuali.

Il risultato è duplice: da un lato meno rischio di diffusione involontaria di informazioni sensibili, dall’altro meno tempo perso a chiedere autorizzazioni.

In più, quando arrivano richieste da clienti strutturati o verifiche interne, poter dimostrare come vengono gestiti gli accessi diventa un vantaggio concreto.

Ricerca veloce e lavoro più fluido

Chi lavora in IT conosce bene il costo delle interruzioni. Cercare una policy, una specifica, un verbale o un allegato sembra banale, ma moltiplicato per un team diventa una perdita di tempo significativa.

Un sistema di gestione documentale per il settore informatico ben impostato riduce questo attrito, perché centralizza le informazioni e le rende immediatamente recuperabili.

La ricerca non serve solo nei momenti critici, ma anche nel lavoro quotidiano sui progetti, dove la documentazione diventa riusabile e coerente, invece di essere riscritta ogni volta.

Il beneficio si riflette anche verso l’esterno. Le risposte al cliente arrivano più velocemente, con meno incertezze, e la qualità percepita del servizio cresce in modo naturale.

I 5 migliori sistemi di gestione documentale per il settore informatico

Nel settore informatico la differenza non la fa la quantità di funzionalità, ma quanto lo strumento riesce a integrarsi nel lavoro quotidiano del team.

Il sistema di gestione documentale per il settore informatico giusto è quello che viene usato in modo naturale, senza scorciatoie, senza cartelle “provvisorie” e senza dover reinventare il metodo a ogni progetto.

Nei prossimi paragrafi vediamo cinque soluzioni che rispondono a esigenze diverse, tutte pensate per aiutare le aziende IT a mantenere ordine, sicurezza e continuità operativa nella gestione dei documenti.

Il software gestionale aziendale di Factorial è particolarmente adatto alle aziende IT che cercano un unico spazio in cui far convivere documenti, processi e persone, con un impatto concreto sul lavoro quotidiano, non solo sulla carta.

La gestione documentale parte da una logica semplice ma efficace. I documenti vengono organizzati in spazi distinti e strutture personalizzabili, così ogni file ha una collocazione chiara e si recupera senza perdere tempo. Quando l’azienda cresce, questo approccio fa davvero la differenza, perché non costringe ad adattarsi a schemi rigidi ma segue l’evoluzione reale del modo di lavorare.

Un aspetto molto utile nel contesto informatico è la categorizzazione avanzata dei documenti. Factorial consente di creare campi personalizzati con diversi formati, come testo, data, numero o liste selezionabili, rendendoli anche obbligatori al momento del caricamento.

Questo permette di standardizzare informazioni chiave come tipo di documento, cliente, progetto, ambiente, livello di riservatezza o periodo di validità, riducendo ambiguità ed errori.

Il tema delle firme è centrale anche nelle aziende IT, dove circolano continuamente contratti di lavoro, NDA, accordi con fornitori, policy interne e documenti di onboarding. Factorial integra una firma elettronica che consente di sottoscrivere i documenti in modo digitale, mantenendo tutto tracciato e archiviato nello stesso sistema.

Il valore della piattaforma, però, va oltre la sola gestione documentale. Factorial è un software HR all-in-one che riunisce in un unico ambiente tutti i processi legati alla gestione delle persone, rendendo l’organizzazione più ordinata, trasparente e sostenibile, soprattutto nelle realtà IT in crescita.

Con Factorial puoi digitalizzare e automatizzare anche:

• Presenze e assenze
• Ferie e permessi
• Onboarding
• Valutazione delle performance
• Gestione progetti

Questo approccio integrato consente di collegare documenti, dati e processi in un unico ecosistema coerente. 

I manager e i responsabili hanno così visibilità completa sulle risorse, sulle attività e sugli stati dei processi, riuscendo a prendere decisioni rapide e informate.

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SharePoint è spesso già presente nelle aziende IT che lavorano con Microsoft 365 e cercano una base solida per librerie documentali e collaborazione.

Nella documentazione Microsoft viene indicato che in SharePoint si possono pianificare versioning, content approval e controlli di check out per le librerie, così da gestire pubblicazione e controllo delle modifiche.​

Microsoft descrive anche i workflow di approvazione come flussi che instradano documenti o elementi verso approvazione o rifiuto, utile quando vuoi rendere tracciabile la validazione interna.​

DocuWare viene spesso scelto quando l’obiettivo è spingere su digitalizzazione dei documenti, indicizzazione e recupero rapido, con logiche vicine all’automazione.

DocuWare migliora riconoscimento del testo e full text search, così da trovare informazioni anche dentro documenti scansionati o lunghi archivi.​

Questa funzione torna utile quando devi recuperare clausole, riferimenti o dettagli in mezzo a grandi volumi di file, tipico in aziende IT che gestiscono clienti e fornitori diversi.

M-Files ha un’impostazione che punta molto sui metadati, quindi sull’idea di trovare i documenti per contesto e attributi, non solo per cartelle.

Nella presentazione della piattaforma vengono citati ricerca enterprise, automazione dei workflow e gestione dell’accesso, insieme a un approccio guidato dai metadati.​

Per un team informatico questo modello può funzionare bene quando vuoi far crescere l’archivio senza che diventi un labirinto.

Alfresco è una soluzione nel mondo ECM e viene valutata spesso quando serve flessibilità, repository centrale e possibilità di personalizzare flussi e integrazioni.

Nella documentazione di Alfresco Content Services viene descritta la gestione delle versioni come tracciamento della cronologia dei contenuti e aggiornamento del numero di versione quando il contenuto cambia.​

In ambito IT questo è utile per procedure operative e documentazione tecnica dove serve vedere l’evoluzione nel tempo e, se necessario, tornare indietro.

Confronto delle principali soluzioni

Nella tabella trovi un confronto sulle funzioni che, di solito, contano davvero in un sistema di gestione documentale per il settore informatico: 

Funzionalità	Factorial	SharePoint	DocuWare	M-Files	Alfresco
Spazi separati e struttura cartelle	Sì, spazi e cartelle configurabili ​	Sì, librerie documenti ​	Sì, file cabinet ​	Parziale, più orientato ai metadati ​	Sì, repository e cartelle con ruoli ​
Campi e attributi per categorizzare	Sì, campi personalizzati ​	Sì, colonne e metadati ricercabili ​	Sì, campi e metadati in file cabinet ​	Sì, approccio metadata driven ​	Sì, modelli contenuto con proprietà ​
Permessi granulari	Sì, permessi per cartella ​	Sì, permessi per lista o libreria e gestione ereditarietà ​	Sì, profili e diritti su file cabinet ​	Sì, permessi e ACL automatiche o manuali ​	Sì, ruoli predefiniti e permessi ​
Invio e distribuzione in blocco	Sì, invio in blocco con workflow documenti ​	Parziale	No	No	No
Flussi di approvazione	Sì, richiesta firma e invio con firmatari ​	Sì, workflow di approvazione ​	Sì, workflow management ​	Sì, workflow automation ​	Sì, workflow engine e definizioni BPMN ​
Ricerca nel contenuto	Parziale	Sì, ricerca su full text e metadati in libreria ​	Sì, full text search ​	Sì, enterprise search ​	Parziale

Conclusioni sui sistemi di gestione documentale per il settore informatico

Se lavori nel settore informatico, sai già che il problema non è creare documenti, è farli vivere bene nel tempo. Un sistema di gestione documentale per il settore informatico efficace riduce errori, accelera il lavoro e rende più semplice rispettare i ruoli.

Factorial ha senso quando vuoi unire ordine documentale e processi aziendali che ruotano attorno alle persone, senza costruire tutto da zero.

Dalle risorse ufficiali emergono tre spazi documentali distinti, cartelle personalizzabili, campi personalizzati e invio in blocco con opzione di richiesta firma, elementi che si incastrano bene con la vita quotidiana di un’azienda IT.

Domande frequenti su sistema di gestione documentale per il settore informatico

Cos’è un sistema di gestione documentale per il settore informatico?

È un software che ti permette di archiviare e gestire documenti digitali legati al lavoro IT in modo ordinato e tracciabile.Serve a evitare file duplicati, versioni sbagliate e documenti persi tra cartelle condivise e allegati.Di solito include una struttura di archiviazione, ricerca, permessi di accesso e funzioni per governare il ciclo di vita dei documenti.In un’azienda informatica aiuta anche a standardizzare policy e procedure, così il know how non resta nella testa di due persone.

Quali sono i migliori sistemi di gestione documentale per il settore informatico?

Non esiste una classifica buona per tutti, perché dipende da stack, budget, abitudini del team e livello di compliance richiesto.Detto questo, in Italia si vedono spesso soluzioni come Factorial, SharePoint, DocuWare, ognuna con un’impostazione diversa. Se serve anche distribuire documenti e gestire firme in modo semplice, Factorial prevede invio in blocco con possibilità di attivare richiesta firma e scegliere cartella di destinazione.​

Se invece l’azienda vive già su Microsoft 365, SharePoint può essere una base naturale grazie a versioning e content approval nelle librerie.

Come scegliere il miglior sistema documentale per la mia azienda IT?

Prima di tutto vale la pena mappare due o tre processi veri, non un elenco ideale. Onboarding, gestione contratti, policy di sicurezza, rilascio procedure, gestione documenti cliente.

Poi si definiscono i ruoli, chi deve leggere, chi deve modificare, chi deve approvare, perché la confusione nasce quasi sempre lì.A quel punto si valuta la struttura, cartelle e metadati, e la qualità della ricerca, perché se non trovi i file in fretta, il DMS non viene adottato.

Controlla bene anche come gestisce i permessi, perché in IT la riservatezza non è un dettaglio, soprattutto con documenti HR e clienti.Su Factorial, per esempio, le risorse ufficiali descrivono permessi granulari di visualizzazione e modifica per cartelle specifiche dei documenti dei dipendenti.

Le informazioni presentate in questo articolo si basano su fonti pubbliche, in particolare su siti web, i centri assistenza e le pagine pubbliche dei rispettivi fornitori. I confronti tra Factorial e altri fornitori hanno il solo scopo di illustrare le funzionalità, i prezzi e le caratteristiche del software. Tutte le informazioni relative a funzionalità, prezzi e integrazioni sono soggette a modifiche senza preavviso. Factorial non è responsabile dell’accuratezza, completezza o aggiornamento delle informazioni fornite. Si consiglia di contattare direttamente i rispettivi fornitori per ottenere le informazioni più accurate e aggiornate. Rispettiamo pienamente tutte le disposizioni legali in materia di concorrenza e pubblicità previste dalla legge italiana. Per qualsiasi domanda, non esitate a contattarci. I confronti presentati non costituiscono una valutazione definitiva né una raccomandazione di alcun fornitore, ma hanno unicamente uno scopo informativo.